Vastuulliseen ja avoimeen TKI-toimintaan liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä Haaga-Helian keskitettyyn avoimen tki-toiminnan tukeen (att-tukeen) tai tutkimuspalveluihin. Keskitetty att-tuki ohjaa kysymykset tarvittaessa edelleen tutkimuspalveluihin, kirjastoon, IT-palveluihin, opetuksen avoimuudesta vastaavalle, laki- ja tietosuoja-asiantuntijoille tai Haaga-Helian monialaiselle koordinaatioryhmälle.
Data on altis monenlaisille vaaroille aina inhimillisistä erehdyksistä luonnonkatastrofeihin.
Hyvällä aineistonhallinnalla varmistetaan tutkimusaineiston säilyvyys, löytyvyys, saavutettavuus, ymmärrettävyys ja uudelleenkäytettävyys. Tästä on hyötyä sekä tutkijalle, organisaatiolle, tieteelle, rahoittajalle että koko yhteiskunnalle.
Tutkimusdatapolitiikkamme kuvaa TKI-toiminnassa syntyvän datan hallinnan perusperiaatteet, linjaukset ja vastuut Haaga-Heliassa.
Tutkimusdatapolitiikan ja siihen liittyvien ohjeiden tavoitteena on luoda selkeät pelisäännöt tutkimusdatan elinkaaren hallintaan, eli keräämiseen, esittämiseen, dokumentointiin, kuvailuun, säilytykseen ja poistamiseen Haaga-Heliassa.
Tutkimusdatapolitiikka ohjaa tutkimusta tekeviä toimimaan tämän hetken aineistonhallinnan vaatimusten, hyvän tieteellisen käytännön, avoimen tieteen ja tutkimuksen linjausten sekä voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Tavoitteemme on mahdollistaa myös Haaga-Heliassa tehtävän tutkimuksen laaja-alainen yhteiskunnallinen vaikuttavuus. Vaikuttavuuden kannalta on tärkeää, että tutkimusaineistomme ovat niin avoimia kuin mahdollista ja niin suljettuja kuin tarpeen. Jos aineiston avaaminen ei ole perustellusta syystä mahdollista, on tavoitteemme kerätä organisaatiotasoisesti tieto datasta sekä mahdollisuuksien mukaan julkaista avoimesti aineiston metadata. Lisäksi tutkimusdatapolitiikka pyrkii selventämään sekä organisaation että kunkin dataa käsittelevän roolin ja vastuut.
Seuraamme datapolitiikan toteutumista sekä kansallisia ja kansainvälisiä tutkimusdatanhallinnan suosituksia ja tutkimusdatan elinkaareen hallintaan liittyviä kansallisten palveluiden kehittymistä ajantasaisesti.
Lue Haaga-Helian tutkimusdatapolitiikka kokonaisuudessaan sekä tarkemmat ohjeet alla olevista linkeistä.
Aineistonhallinnalla tarkoitetaan sitä, että tutkimusaineistot (data) ja niihin liittyvä kuvaileva tieto (metatieto, metadata) on luotu, tallennettu ja järjestetty siten, että aineiston säilyy käyttökuntoisena ja luotettavana ja että tietosuoja ja tietoturva on varmistettu aineiston koko elinkaaren ajan.
- Aineistonhallinnan käsikirja
Aineistonhallinta on osa vastuullisesti toteutettua TKI-hanketta ja aineistonhallinnan elinkaari seuraa TKI-hankkeen prosessimallia hankkeen valmistelusta toteutukseen, tulosten hallinnasta niiden julkaisemiseen ja avaamiseen sekä liiketoiminnallisen potentiaalin hyödyntämiseen.
Aineistonhallinta kattaa TKI-hankkeen tutkimusdatan hallinnan suunnittelun, kuvailun ja ymmärrettäväksi tekemisen, säilyttämisen ja tarvittavan suojaamisen hankkeen aikana ja sen jälkeen, sekä mahdollisesti aineiston tai sen metadatan avaamisen.
Hyvä aineistonhallinta on osa hyvää tieteellistä käytäntöä ja varmistaa, että hankkeessa noudatetaan rahoittajien ja lainsäädännön tutkimusaineistoille asettamia vaatimuksia. Aineistonhallinta tekee tutkimuksesta läpinäkyvää, luotettavaa ja toistettavaa ja mahdollistaa aineiston jatkokäytön.
Haaga-Heliassa edellytetään aineistonkeruussa aina hyvän tieteellisen käytännön ja tutkimuseettisten periaatteiden noudattamista. Tutkimus- ja kehityshankkeiden osalta edellytetään tutkimusdatan osalta aineistonhallintasuunnitelman tekemistä noudattaen organisaation ja mahdollisen rahoittajien ohjeita.
Tutkimusdataa ovat TKI-hankkeissamme tuotetut, muokatut ja käytetyt aineistot, joihin hankkeen tulokset perustuvat. Tutkimusdataa ovat myös itse aineistojen lisäksi aineiston kontekstia, aineistokokonaisuutta tai havaintoyksikköä kuvailevat metatiedot.
Aineistohallintasuunnitelmien tekeminen on vastuutettu projektipäälliköille. Aineistojen hallinnointi on välttämätöntä kaikilla TKI-prosessin tasoilla ja se tulee varmistaa prosessin alusta lähtien. Aineistonhallintasuunnitelma tehdäänkin jo hanketta suunniteltaessa ja valmisteltaessa.
Aineistonhallintasuunnitelmassa kerrotaan, miten hanke hankkii ja käyttää tietoaineistoja, mitkä ovat aineistojen omistus- ja käyttöoikeudet, miten tietoaineistoja tullaan säilyttämään sekä miten tietoaineistoja avataan muille tutkijoille hankkeen aikana ja sen päätyttyä. Aineistonhallintasuunnitelma kuvaa aineiston teknistä ja hallinnollista käsittelyä, ja siinä tulisi osoittaa erityisesti näihin liittyvien riskien huomioimista ja hallintaa. Tässä mielessä aineistonhallintasuunnitelman voi mieltää riskienhallintadokumentiksi. Aineistonhallintasuunnitelman päällekkäisyyttä tutkimussuunnitelman kanssa, joka kuvaa aineiston tieteellistä, analyyttistä ja metodologista käsittelyä, tulisi välttää.
Aineistonhallintasuunnitelmien työkaluksi suosittelemme joko rahoittajan toimittamaa omaa aineistonhallintasuunnitelman pohjaa tai DMP Tuulin tarjoamaa yleistä aineistonhallintasuunnitelman pohjaa.
DMP Tuuli (data management plan Tuuli) on suomalaisten tutkimusorganisaatioiden käyttöön kehitetty yhteinen aineistonhallintatyökalu, joka helpottaa aineistonhallintasuunnitelman tekemistä ja toteuttamista. Se ohjaa vastaamaan aineistonhallinnassa keskeisiin kysymyksiin aineiston
Kaikissa ihmisiä tutkivissa tieteissä keskeinen eettinen periaate on informoida tutkittavia tutkimuksen aiheesta ja tavoitteista, käytetyistä menetelmistä, tutkimusaineiston käsittelystä ja jatkokäytöstä. Informoinnin tarkoitus on saada tutkittavat ymmärtämään mihin he suostuvat, jotta he voivat antaa suostumuksen tutkimukseen osallistumiselle.
Koska suostumus tutkimukseen osallistumiselle annetaan sen perusteella, miten tutkimuksesta on informoitu, tutkimuksesta informointi muodostaa käytännössä suostumuksen sisällön. Informointi muodostaa perustan sille, miten tutkija saa aineistoa käyttää siinä tutkimuksessa, johon aineisto on kerätty tai jatkotutkimuksissa.
On tärkeää jo tutkimuksen suunnitteluvaiheessa ja valmisteluvaiheessa pohtia aineiston arvoa ja jatkokäyttömahdollisuuksia tai sen kertaluonteisuutta puoltavia seikkoja, jotta aineiston käsittelystä voidaan informoida tutkittavia oikein. Informoinnin lähtökohtana siis on tutkimussuunnitelman osana oleva aineistonhallintasuunnitelma ja kyseisen tutkimuksen erityispiirteet.
Tutkittavien informoinnin sisältö ja tarkkuus riippuu aineistosta ja tutkimuksen tavoitteista, mutta sen olisi hyvä kattaa seuraavia osa-alueita.
Yhteystiedot
Tutkijan yhteystiedot / yhteyshenkilö, rekisterinpitäjä, useiden osapuolten roolit
Tutkimuksen aihe ja tavoite
Tutkimuksen nimi ja yleiskielinen kuvaus aiheesta ja tavoitteista
Aineistonkeruun toteuttaminen
Millaista vuorovaikutusta tutkittavilta odotetaan ja millaisia aineistonkeruu tekniikoita käytetään. Esim. yksilö- vai ryhmähaastattelu, seurantatutkimus vai kertaluontoinen tutkimus.
Osallistumisen vapaaehtoisuus ja oikeus keskeyttää
Keskeinen lainsäädännöllinen ja tutkimuseettinen vaatimus
Tutkimusaineiston käsittelyn luottamuksellisuus
Käyttötarkoituksen ja tunnistellisuuden tason määrittelyt
Tietoturvaan liittyvät näkökohdat, kuten ketkä aineistoa käsittelevät, tekniset ratkaisut
Rekisteri- ja asiakirjatietojen yhdistäminen tutkimusaineistoon
Mitä rekisteri- ja asiakirjatietoja on tarkoitus mahdollisesti yhdistää kerättävään aineistoon
Tutkittavien yksityisyys tutkimusjulkaisuissa
Tutkimusaineiston jatkokäyttö ja arkistointi
arkistointi ja säilytyspaikka, mihin tarkoitukseen säilytettävää aineistoa käytetään tai voidaan luovuttaa käytettäväksi, miten jatkokäyttöä hallinnoidaan.
Tutkittavien informointi TKI-hankkeissa toteutetaan tavallisesti Haaga-Helian mallipohjaan perustuvalla tutkimustiedotteella.
Mikäli tutkimuksen yhteydessä kerätään henkilötietoja, tutkimukseen osallistuville tulee kertoa tämä selkeästi sekä pyytää lisäksi erillinen suostumus erityisesti henkilötietojen käsittelyyn.
Tietoarkiston Aineistonhallinnan käsikirjan mukaan tutkittavien tulee informoinnin perusteella ymmärtää, kuinka heitä koskevia henkilötietoja kerätään, käytetään, luovutetaan, säilytetään ja muulla tavoin käsitellään.
Yleisenä edellytyksenä on, että henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot annetaan tutkittaville tiivisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävissä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä. Rekisterinpitäjällä on osoitusvelvollisuus siitä, että informointi on suoritettu tietosuoja-asetuksen edellyttämässä laajuudessa.
Tutkimushankkeiden yhteydessä henkilötietojen käsittelystä informointi toteutetaan tavallisesti erillisellä tutkimustiedotteella, jota varten Haaga-Helialla on olemassa mallipohja.
Jotta pystyisi käsittelemään tietoaineistoja oikein, tulee tunnistaa, millaista tietoa hankkeessa aiotaan kerätä. Aineiston vastuullinen ja lainmukainen käsittely on suunniteltava jo ennen kuin tietoja ryhdytään keräämään. Käytännössä tämä tapahtuu tekemällä aineistonhallintasuunnitelma.
Mikäli tutkimusdata sisältää suojattavaa aineistoa, sen käsittelyssä tulee noudattaa lainsäädännön lisäksi Haaga-Helian suojattavien aineistojen käsittelyn ohjeen mukaisia sääntöjä ja rajoituksia. Käsittelytoimet tulee myös dokumentoida.
Suojattavalla aineistolla tarkoitetaan kaikkia sellaisia tietoja, joihin liittyy erityisiä suojausvaatimuksia, eli erilaisia henkilötietoja tai muita, esimerkiksi turvajärjestelyihin, varautumiseen tai liikesalaisuuksiin liittyviä salassapidettäviä tietoja.
Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä yksittäinen tieto johonkin toiseen tietoon, joka mahdollistaa tunnistamisen. Henkilö voidaan tunnistaa esimerkiksi nimen, henkilötunnuksen tai jonkin hänelle tunnusomaisen tekijän perusteella.
Erityisten henkilötietoryhmien käsittely tutkimuksessa on lähtökohtaisesti kielletty ja edellyttää aina rekisteröidyn nimenomaista suostumusta. Näihin kuuluu mm. etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, terveyttä koskevat tiedot ja seksuaalinen suuntautuminen ja käyttäytyminen.
Henkilötietojen käsittelyssä tulee huomioida mm.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Läpinäkyvyys, tutkittavien informointi henkilötietojen käsittelystä ja suostumuksen pyytäminen
Täsmällisyys. käsiteltävien tietojen tulee olla virheettömiä, ajantasaisia ja käyttötarkoitukseensa nähden riittäviä
Käyttötarkoitussidonnaisuus. Tutkittaville on yksilöitävä henkilötietojen käyttötarkoitus ja määriteltävä eri tahojen roolit tietojen käsittelyssä
Tietojen minimointi. On kerättävä vain tutkimuksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja
Säilytyksen rajoittaminen. Henkilötietoja säilytetään vain siltä osin kuin on tarpeellista
Tietoturvallisuus, luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden varmistaminen
Salassa pidettävän aineiston osalta Haaga-Helia on velvollinen noudattaan julkisuuslakia, ja salassapidon tulee perustua siihen tai muuhun erityislakiin. Salassapidettäviä tietoja on mm. liike- ja ammattisalaisuudet, yksityisten ihmisten yksityisyyden suojan piiriin kuuluvat tiedot sekä turvallisuusjärjestelyihin, tiloihin, tietoturvaan ja varautumiseen liittyvät tiedot.
Tutkimusdatan elinkaareen kuuluu monia vaiheita, kuten aineistonkeruun ja analyysin aktiivivaihe ja vastaavasti arkistointi, tuhoaminen tai avaaminen elinkaareen lopussa.
Sopivan infrastruktuurin valintaan kullekin elinkaaren vaiheelle vaikuttaa monta seikkaa: aineiston suojattavuus, tekniset ja juridiset reunaehdot, yhteistyötarpeet ja käyttäjähallinta, sekä näiden ratkaisujen kustannukset. Nämä tekijät voivat tuottaa keskenään ristiriitaisia vaatimuksia, mutta hyvällä suunnittelulla tilanne voidaan hallita.
Tutkimusdatan talletuspaikka määritellään aineistonhallintasuunnitelmassa.Tallennuspaikan valintaan vaikuttavat ainakin seuraavat seikat:
Suojattavia tietoja sisältävälle aineistolle turvallisin tallennus- ja käsittelypaikka on Haaga-Helian oman tallennusjärjestelmän hanketta varten perustettu levyjako/kansio (esim. henkilöstön tiedostopalvelimella tai erillisellä tki-palvelimella).
Tallennuspaikan suunnittelussa huomioi, että
Jos tutkimusryhmässä on Haaga-Helian ulkopuolisia jäseniä, joiden pitää päästä dataan käsiksi, voidaan aineiston tallennuksessa käyttää pilvipalveluita, kuten esim. Microsoft Teams tai Sharepoint, Haaga-Helian oman tallennusjärjestelmän sijaan.
Tarvittaessa aineiston tallennuksessa voi käyttää myös CSC:n aineistohallintapalveluita (esim. IDA).
Aineiston tallennukseen liittyviin kysymyksiin saat apua TKI-palveluista ja teknisiin kysymyksiin IT-palveluista.
Tutkimusaineiston sisällön, keruun ja muuttujien huolellinen kuvailu on edellytys aineiston käyttökelpoisuuden säilymiselle. Ilman kuvailevaa tietoa eli metadataa tutkimusaineisto on vain merkityksetön kokoelma yksittäisiä tiedostoja, numeroita ja merkkejä.
– Aineistonhallinnan käsikirja
Sisällönkuvailu on tietoa tiedosta eli sellaisen metadatan tuottamista, joka auttaa ymmärtämään käsillä olevaa aineistokokonaisuutta. Tutkimusaineiston sisällönkuvailu voidaan jakaa tutkimuksen aikaiseen aineiston sisällönkuvailuun ja tutkimuksen valmistumisen jälkeiseen julkaisuvaiheen aineiston sisällönkuvailuun.
Tutkimuksen aikana kuvataan esimerkiksi muuttujat ja niiden koodaukset, menetelmät, kansiorakenne ja tiedostojen nimeämisen käytäntö, ja muut tutkimuksen teon kannalta olennaiset tiedot. Tutkimuksen julkaisuvaiheessa tuotetaan kuvaus aineistosta, sen tekijöistä ja muut aineiston käytettävyydelle ja löytymiselle tärkeät tiedot.
Aineiston kuvailun puuttuminen voi aiheuttaa huonoimmassa tapauksessa sen, että edes tutkija itse ei enää pysty vaikkapa tutkimuksessa olleen tauon jälkeen käyttämään aineistoaan. Parhaimmillaan tutkimusaineistojen kuvailu mahdollistaa sen, että alkuperäisen tutkimuksen ulkopuolinen ymmärtää miksi ja miten aineisto on kerätty ja kuinka sitä voi käyttää jatkotutkimuksiin. Organisaatiotasolla metatiedot ja kuvailutiedot ovat tärkeitä, jotta tiedettäisiin mitä tutkimusdatoja organisaatiolla on ja miten niitä voidaan käyttää.
Haaga-Helian tutkimusdatapolitiikassa määritellään tavoitteeksi FAIR-periaatteiden mukainen aineiston hallinta. Sana FAIR tulee sanoista Findable (löydettävissä), Accessible (saavutettavissa), Interoperable (yhteentoimiva) ja Re-usable (uudelleenkäytettävä). Tutkimusaineistojen laadukas kuvailu ja metadatan tuottaminen voidaan ymmärtää osaksi FAIR-periaatteiden mukaista aineiston hallintaa.
Kaikki Haaga-Helian hankkeissa kertyneet tutkimusdatat kuvaillaan Reportronic-hanketietokannan Aineistot-osioon. Aineiston kuvailemiseen ja kuvailutietojen julkaisemiseen voidaan käyttää myös Fairdata Qvain -työkalua.
Tutkimusdatan avaamisella ja julkaisemisella tarkoitetaan aineiston tai sen osan avaamista julkisesti saatavilla olevaksi ja käytettäväksi tiettyjen käyttöehtojen mukaisesti. Tämä on hyvä pitää erillään metadatan avaamisesta, joka tarkoittaa aineiston kuvailutiedon julkaisua. Tällöin aineisto on näkyvä ja siihen on mahdollista viitata, vaikka itse aineistoon ei olekaan avointa pääsyä
Tutkimusdatan avaaminen perustuu ajatukseen, että tutkimusdata itsessään nähdään arvokkaana tutkimustuloksena, joka meritoi tutkijaa ja viitattavana julkaistu aineisto lisää tutkijan vaikuttavuutta. Tutkimusdatan julkaisu kertoo luottamuksesta tehdyn tutkimuksen laatuun ja tukee tutkimuksen läpinäkyvyyttä.
Datan julkaiseminen Haaga-Heliassa edellyttää, että julkaiseminen on otettu huomioon jo hanketta ja aineistonkeruuta suunniteltaessa niin aineiston sisällön, tarvittavien resurssien kuin dataan liittyvien oikeuksienkin näkökulmasta. Päätökset aineistojen avaamisesta Haaga-Heliassa tehdään perustuen avaamisen suunnitelmallisuuteen, aineiston merkittävyyteen ja laatuun, ja aineiston kaikinpuolin asianmukaiseen käsittelyyn.
Julkaisupaikkoina Haaga-Heliassa suositellaan lähtökohtaisesti CSC:n tarjoamia Fairdata palveluita tai tutkimushankkeessa sovittuja ja rahoittajan hyväksymiä datan julkaisemisen palveluita. Myös kustantajilla saattaa olla vaatimuksia julkaisuun liittyvän aineiston säilyttämisestä.
Jos aineistoja ei pysty perustellusta syystä avata, tällöin Haaga-Heliassa tavoitteena on tavoitteena julkaista avoimesti aineiston metadata.
Creative Commons -lisensseillä (CC-lisenssi) voit määritellä, miten avoimesti verkkoon tuotettua aineistoa voidaan käyttää. CC-lisenssi kertoo siis aineiston käyttöehdot. CC-lisenssin avulla teoksen tekijä säilyttää tekijänoikeutensa ja määrittelee tavat, millä muut saavat kopioida, levittää ja käyttää kyseistä teosta.
Käytettävästä lisenssistä tulee sopia muiden hankekumppaneiden kanssa sekä varmistaa, onko rahoittajalla vaatimuksia lisenssin suhteen. Lisäksi mikäli aineistoon sisältyy muualta hankittuja osia, esimerkiksi kuvia, tulee huolehtia, että näiden CC lisenssi tai käyttöehdot ovat yhteensopivat aineistolle valittavan CC lisenssin kanssa.
Haaga-Helia suosittelee, että aina kun mahdollista käytettäisiin vähintään CC BY-SA -lisenssiä. Tutustu lisenssiin ja sen tarjoamiin vaihtoehtoihin:
Kansallinen palvelukokonaisuus aineistonhallintaan, aineistojen kuvailuun ja turvalliseen säilytykseen sekä merkittävien tietoaineistojen pitkäaikaissaatavuuden turvaamiseen. Fairdata-palvelut järjestää opetus- ja kulttuuriministeriö ja toimittaa CSC-Tieteen tietotekniikan keskus Oy.
Muita palveluita