Aineistonhallintasuunnitelman tekoon on olemassa erilaisia suunnitelmapohjia. Opiskelija sopii opinnäytetyönohjaajan kanssa, mitä suunnitelmapohjaa käytetään.
Opinnäytetyön suunnittelulomake
Aineistonhallinnan suunnittelu on osa opinnäytetyön suunnitelmaa. Aineistonhallintasuunnitelma laaditaan aina kun opinnäytettä varten kerätään tai tuotetaan tutkimusaineistoa.
Aineistonhallinnan suunnittelu on tärkeää, koska:
Aineistonhallinta alkaa aina suunnittelulla, kuten koko opinnäyteprojekti. Aineistonhallintasuunnitelma on osa opinnäytetyönsuunnitelmaa ja siinä pohditaan kaikki aineistonhallinnan kannalta olennaiset asiat läpi. Suunnitelmaa voi ajatella myös tarkistuslistana tai riskienhallintana: onko kaikki tarvittavat seikat huomioitu, kuten sopimukset, tutkimusluvat, tietosuoja tai eettisen ennakkoarvioinnin tarve?
Toteutusvaiheessa aineistoa kerätään tai tuotetaan, tallennetaan ja käsitellään tietoturva, tietosuoja ja tutkimusetiikka huomioiden. Tärkeää on myös aineiston ja sen käsittelytoimenpiteiden kuvailu tai dokumentointi.
Kun aineistoa ei enää käsitellä, se kannattaa "pistää pakettiin". Jos aineisto sisältää henkilötietoja tai sensitiivistä tietoa kuten liikesalaisuuksia, nämä tiedot kannattaa joko poistaa tai anonymisoida heti kun niitä ei enää tarvita, kuitenkin viimeistään opinnäytetyöprojektin päättyessä.
Aineiston elinkaari voi myös jatkua valmistumisen jälkeenkin, esimerkiksi jos aineisto avataan kaikkien saataville tai luovutetaan jatkokäyttöön tietylle taholle. Sopimukset ja tutkittavien suostumus saattavat rajoittaa jatkokäyttömahdollisuuksia, joten se kannattaa huomioida jo aineistonhallintasuunnitelmassa.
