Jos sinulla ei ole toimeksiantajaa ja keräät opinnäytetyössäsi henkilötietoja, syntyy henkilörekisteri. Henkilörekisteri viittaa jäsenneltyihin tietoihin esimerkiksi tutkimuksen osallistujista tai muista tutkimusta varten kerätyistä henkilötiedoista.
Ilman toimeksiantajaa tehdyissa opinnäytetöissä Haaga-Helia ja opiskelija ovat yhteisrekisterinpitäjiä ja näissä tapauksissa tehdään ns. yhteisrekisterinpitäjyyssopimus, jota varten Haaga-Helialla on olemassa mallipohja. Rekisterinpitäjä on se taho, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot sekä lähtökohtaisesti vastaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta ja rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta.
Rekisterinpitäjän tulee ylläpitää vastuullaan olevista käsittelytoimista kuvausta, jonka sisällöstä on säädetty yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artiklassa. Kuvauksen tulee sisältää kaikesta henkilötietojen käsittelystä seuraavat tiedot:
Jos et kerää henkilötietoja, riittää, että teet aineistonhallintasuunnitelman Haaga-Helian opinnäytetyösuunnitelmaan.