Aineistonhallinta opinnäytetyössä: Tietoturva ja tallentaminen

Tietoturva tarkoittaa toimenpiteitä, jotka varmistavat tiedon

1. saatavuuden
   • esimerkiksi varmuuskopiointi
2. luottamuksellisuuden
   • lähtökohtaisesti vain opinnäytetyön tekijällä ja ohjaajalla on pääsy aineistoon
3. eheyden
   • esimerkiksi tiedostojen hallinta

Tietoturva tulee huomioida aineiston tallentamisessa, käsittelyssä ja tiedonsiirrossa. Siihen kuuluvat esimerkiksi tallennuspaikan valinta, varmuuskopiointi, tietoturvalliset aineistonkeruun ja käsittelyn välineet sekä pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta.

Kyselyt Webropolilla

Haaga-Helia tarjoaa opiskelijan käyttöön Webropol-kysely- ja raportointisovelluksen.

Henkilöhaastattelut Teamsilla

Haaga-Helia tarjoaa opiskelijan käyttöön Teams-sovelluksen. Tallenne tallentuu oletusarvoisesti käyttäjän omaan OneDrive-kansioon, josta esimerkiksi sensitiivistä aineistoa sisältävä materiaali siirretään M-asemalle.

Opinnäytetyöskentelyn aikana syntyy erilaisia tutkimusaineistoja; haastatteluja ja tekstiä, mittaustuloksia, kuvia ja äänitteitä. Digitaaliset aineistot täytyy säilyttää jossakin työskentelyn aikana.

Aineistojen tallennuspaikan valintaan vaikuttavat:

1. Sisältääkö aineisto sensitiivistä dataa kuten arkaluonteisia henkilötietoja tai liikesalaisuuksia
2. Ketkä tarvitsevat pääsyn aineistoon

Haaga-Helian M-verkkolevy 

• Henkilökohtainen kotihakemisto
• Sopii sensitiiviselle aineistolle
• Varmuuskopioituu automaattisesti kerran vuorokaudessa, peilattu toiseen konesaliin 20 min viiveellä
• Yhteiskäyttö ei mahdollista
• Mahdollisuus palauttaa omatoimisesti versioita tiedostoista
• Kirjautuminen koulun verkossa tai vdi-yhteydellä omalta koneelta.
   

Haaga-Helian M-yhteiskäyttölevy

• Mahdollista luvittaa ryhmälle
• Sopii sensitiiviselle aineistoille
• Varmuuskopioitu automaattisesti kerran vuorokaudessa, peilattu toiseen konesaliin 20 min viiveellä
• Mahdollisuus palauttaa omatoimisesti versioita tiedostoista
• Kirjautuminen koulun verkossa tai vdi-yhteydellä omalta koneelta.
   

Pilvipalvelut kuten One Drive ja Teams

• Sopii luottamukselliselle aineistolle, kun käyttäjä ei jaa tiedostoa linkillä.
• Omistaja antaa käyttöoikeudet, käyttöoikeusmuutoksista ei tiedoteta muita työtilan käyttäjiä
• Sopii yhteiskäyttöön paritöissä
• Varmuuskopioidaan kerran vuorokaudessa
• Mahdollisuus palauttaa omatoimisesti versioita tiedostoista
• Noudata Haaga-Helian pilvipalveluehtoja
   

Webropol

• Webropolilla tehdyt kyselyt tallentuvat opiskelijan henkilökohtaiselle Webropol-tilille
• Sopii sensitiiviselle aineistolle
• Sopii yhteiskäyttöön paritöissä
   

Wihi

• Wihissä on olemassa luottamuksellinen alue, johon pääsee vain opinnäytetyöntekijä ja ohjaaja
• Jos haluat luottamuksellisen alueen käyttöösi wihissä, pyydä ohjaajaa avaamaan se. 

Lähtökohtaisesti opinnäytetyön aineistoja ei jaeta muille kuin mahdolliselle parityön osapuolelle ja ohjaajalle. Huolehdi itse luottamuksellisuudesta!

Emme suosittele opinnäytetyön aineistojen tallentamista tietokoneen muistiin tai ulkoisille tallennusvälineille kuten muistitikulle, muistikortille tai ulkoiselle kovalevylle muuta kuin väliaikaisessa tarkoituksessa. Laitteet ovat haavoittuvaisia vioille ja katoamiselle ja varmuuskopioinnista tulee huolehtia itse. Jos laite vioittuu eikä varmuuskopioita ole, pahimmillaan koko opinnäytetyön aineisto saattaa tuhoutua.